Dokumentų valdymas

Dokumentų valdymo sistema

Dokumentų, procesų ir užduočių valdymo sistema „BeeDo“ leidžia pastebimai supaprastinti bei pagreitinti dokumentų valdymo įmonėje procesą.

BeeDo leidžia organizacijos darbuotojams dirbti efektyviau:

saugoti ir archyvuoti dokumentus vienoje vietoje;
susieti dokumentus su užduotimis ir jas deleguoti atsakingiems asmenims;
optimizuoti dokumentų valdymo procesus;
šablonizuoti procesus bei dokumentus;
saugoti bet kokio tipo dokumentus ir prie jų pridėti komentarus;
valdyti sutartis, susieti jas su kliento kontaktais;
patogiai valdyti susitikimus, susirinkimus bei posėdžius;
patogiai valdyti kontaktus, stebėti bendravimo su kontaktu istorija;

Pagrindiniai dokumentų valdymo procesai

Dokumentų registravimas

Registruokite visus organizacijos gaunamus, siunčiamus bei vidaus dokumentus - popierinius dokumentus bei skaitmenines dokumentų kopijas.

Klasifikavimas

Klasifikuokite dokumentus pagal:

registrus,
bylas,
temas,
projektus
ar kitus pasirinktus klasifikatorius.

Dokumentų kategorizavimas

Kategorizuokite dokumentus kategorijų medyje taip užtikrindami aiškią dokumentų saugojimo tvarką.

Dokumentų rengimas

Parenkite dokumentus bei saugokite reikalingą informaciją:

rinkite ir talpinkite visą dokumento parengimui reikalingą informaciją vienoje vietoje;
paruoškite naują dokumentą ir iš karto patalpinkite sistemoje;
naudokite šablonus jeigu ruošiate standartinį dokumentą;
redaguokite arba sukurkite ir patalpinkite naują dokumento šabloną;
pasinaudokite automatizuotais delegavimo bei susiejimo procesais.

Dokumentų susiejimas

Susiekite dokumentus pagal konkretų klientą ar jo įmonę, projektą ar kategoriją, kad panašius ar tarpusavyje susijusius dokumentus patogiai matytumėte vienoje vietoje.

Dokumentų saugojimas

Gautus ar parengtus dokumentus išsaugokite sistemoje:

dokumentus saugokite pasirinktoje kategorijoje ar priskirkite projektui;
patogiai matykite visus projekto dokumentus vienoje vietoje;
pasinaudokite išsaugotų dokumentų paieška;
archyvuokite senus duomenis;
nebeaktualius ar neinkamus dokumentus pašalinkite iš sistemos.

Dokumentų delegavimas

Deleguokite dokumentus ar su dokumento apdorojimu susijusias užduotis atsakingiems asmenims. Nurodžius naują atsakingą asmenį jis iš karto apie tai informuojamas el. paštu.

Užduočių valdymas

Su BeeDo užduočių valdymas labai patogus ir paprastas. Jūs galite:

sukurti neribotą kiekį užduočių;
užduotis deleguoti savo komandos nariams ar asmenims, kurie nesinaudoja BeeDo sistema;
susieti užduotis su dokumentais;
susieti užduotis su klientais;
atlikti, redaguoti, uždaryti, archyvuoti;
kurti procedūrines bei šablonines užduotis;
matyti užduočių pakeitimų istoriją, dokumentus bei komentarus

Daugiau apie projektų ir užduočių valdymą galite sužinoti čia.

Sutarčių valdymas

Valdykite sutartis su BeeDo:

paruoškite sutartį naudodami sistemoje patalpintus ir organizacijos patvirtintus šablonus;
naudokite patikrintą procesą nuo kontakto suradimo iki sutarties pasirašymo ir, esant reikalui, jį koreguokite;
Suderinkite susitikimą per BeeDo ir išsaugokite susitikimo užrašus;
Susiekite sutartie su klientais ir matykite visą bendravimo istoriją;

Saugokite kiekvieną naują sutarties versiją - galėsite stebėti pokyčius;
Saugodami sutartis ar bendraudami su klientais nepamirškite įvesti komentarų - taip galėsite atsekti sutarties rengimo istoją iki smulkmenų;
Gaukite pranešimus el. paštu apie sutarties rengimo etapus. Taip pat ir sutarties galiojimo pabaigą;
Greitai suraskite ieškomą sutartį per paiešką arba projektų/kategorijų medį.

Žmogiškųjų resursų valdymas

Darbo apkrovimo prognozė yra svarbus komponentas visose komandos valdymo programose. Mažas darbuotojo apkrovimas gali sumažinti darbuotojo motyvaciją dirbti ir reikšti darbo laiką švaistymą. Per didelis apkrovimas gali reikšti prarastus pardavimus, klaidas ir vėlavimus.

Prognozėms naudokite BeeDo

Projektų piltuvėlis. Sukurkite visus projektus, kuriuos darote ar planuojate daryti. Taip suprasite kokių resursų reikia jiems atlikti. Taip pat galėsite matyti, kokioje stadijoje yra projektas, kada jis turi baigtis ir kiek resursų jam jau skyrėte ar liko skirti.

Užduočių sąrašas ir kalendorius. BeeDo kalendorius leis matyti kiekvieno komandos nario apkrovimą. Jei darbuotojas turi darbų daugiau nei spėja, perskirkite juos kitam darbuotojui arba pakeiskite darbuotojo prioritetus.

Skambučiai ir susitikimai Sukurkite susitikimo užduotį ir priskirkite jai dalyvius. Vienu paspaudimu užduotys susikurs iš karto visiems susitikimo dalyviams. Taip pat su BeeDo galėsite stebėti pardavimų ataskaitas, kurios parodys kiek naujų kontaktų, skambučių, susitikimų atliko jūsų komandos nariai.

Taip pat skaitykite apie išorinių resursų valdymą.

Dokumentų valdymas su BeeDo

Dokumentų valdymas apima didelę įmonės veiklos dalį. Tikslingai suklasifikuoti dokumentai greitina darbą, padeda efektyviau komunikuoti.

Daugelyje organizacijų galima pagerinti dokumentų valdymo procesus.

BeeDo padės efektyviau organizuoti dokumentų valdymo procedūras.

5 priežastys kodėl naudoti BeeDo dokumentų valdymui

Dokumentus galite susieti su užduotimis ir projektais. Visi jūsų dokumentai BeeDo sistemoje turi savo vietą. Juos lengva rasti, peržiūrėti, jais pasikeisti.
Dokumentų versijavimas. BeeDo leidžia lengvai versijuoti dokumentus. Versijų kontrolė užtikrins, kad visuomet matysite naujausią dokumento versiją ir taip pat prieš tai buvusias dokumentų versijas.
Saugumas ir teisės. Lengvai valdoma BeeDo naudotojų teisių sistema leis suteikti ar pašalinti teises matyti užduotis, bylas ir veiklas.
Galite pasirinkti kur laikyti dokumentus. Nauja BeeDo galimybė! Dokumentai gali būti saugomi jūsų serveryje. Tai leis jums pasiekti tuos pačius dokumentus ne tik per BeeDo, bet ir lokaliame kompiuterių tinkle.
Paprasta ir patogi vartotojo sąsaja. BeeDo sukurtas patogiam ir greitam darbui su užduotimis ir dokumentais. BeeDo galėsite pasiekti iš bet kurios pasaulio vietos ir lengvai atlikti kasdienius darbus.